As organizações ficam mais vulneráveis a perder sua memória institucional durante os períodos de crise e recessão. Essa é uma das conclusões mostradas no Estudo “The New Economic Environment” do IBV, publicado em dezembro de 2008.
Mas o que é Memória Institucional?
Memória Institucional é todo conhecimento gerado pela empresa, ou seja, inclui o que está registrado na documentação formal existente dentro da companhia, mas também considera aquele conhecimento que aparece nas inúmeras interações diárias que os funcionários têm em seu dia a dia, quase sempre de maneira informal e repletas de cultura corporativa.
Em períodos recessivos, as organizações enfrentam grandes desafios para manter seu conhecimento. Eis abaixo alguns dos desafios enfrentados pela empresas em período de turbulência:
– Os programas de demissão voluntária, e mais especificamente programas de aposentadoria antecipada, são focados nos funcionários mais experientes, com farta memória institucional;
– Nos programas de corte de empregos, redes sociais informais são decepadas, atingindo indivíduos que frequentemente funcionam como elos de ligação entre departamentos e projetos. Muitas companhias não têm noção do valor que estes funcionários representam para a empresa e acabam não considerando-os em seus programas de retenção e desenvolvimento;
– No momento mais duro das crises, a credibilidade da organização sofre bastante pois a demissão de trabalhadores exerce enorme impacto negativo nos funcionários que ficam, afetando os relacionamentos internos, entre os funcionários e a própria empresa. Além disso, muitos empregados vêem demissões com uma quebra de confiança entre eles e a empresa, é o velho sentimento de traição, o que leva muitos deles a não compartilhar ou explorar seu potencial de conhecimento (consciente ou inconscientemente) para o sucesso da empresa. E pode ser até pior, pois alguns funcionários escondem ou seguram conhecimento propositadamente como uma estratégia de manter seus empregos;
– Ambiente negativo e pressionado também pode roubar tempo precioso no compartilhamento eficaz de conhecimento e informação. Parece que o tempo para desenvolver capacidades, rever projetos e compartilhar experiências desaparece. Os empregados mais seniores acabam se concentrando nas urgências do dia-a-dia e ficam menos disponíveis ou interessados em mentorizar os funcionários mais jovens ou compartilhar informação relevante com os colegas.
Vivemos dias de turbulência no mundo. As empresas estão pedindo para fazermos mais com menos. Temos a sensação de estarmos menos disponíveis para pensar e colaborar com os outros. Estamos todos mais concentrados em eficiência operacional e em um monte de prioridades que, antes da crise mundial, pareciam não existir.
Um dos passos importantes para evitar essa erosão de memória institucional é se antecipar. As empresas deveriam se preocupar mais com isso. Uma das alternativas seria criar formas de compartilhamento de conhecimento crítico e estratégico com um maior número de pessoas dentro da empresa. Como fazer isso? Existem muitas formas. Eis apenas algumas ideias:
– Através de gravação de entrevistas via vídeo ou podcast com especialistas internos;
– Desenvolvimento de blogs, wikis e redes sociais;
– Incentivar a criação de comunidades (virtuais ou não) em torno de temas importantes;
– Rotação de funções – permitir que funcionários-chave circulem por diferentes funções dentro da empresa;
– Aumentar as oportunidades de mentorização;
Acredito que as alternativas acima só funcionarão se forem feitas durante um período de normalidade dentro da empresa. Numa fase de crise ou emergência não existirá clima favorável para qualquer uma destas iniciativas, pois a organização estará concentrada em apagar os incêndios. Ou seja, para isso funcionar, o ambiente tem que estar receptivo.
Entender as redes mais críticas de informação dentro da empresa pode ajudar muito na identificação dos funcionários de maior valor para a empresa. Dimensionar o valor contributivo desse pessoal é fundamental para que a empresa tenha clareza em que ela deve investir e reter.