E o Vídeo Confidencial foi parar no YouTube

Eu já escrevi várias vezes sobre nossa experiência na IBM onde o uso de mídias sociais é liberado e incentivado. Qualquer funcionário pode criar e usar livremente blogs, wikis e redes sociais. Para gerir esse ambiente, nós temos uma espécie de Manual do Blog, veja AQUI.

Encaramos esse modelo de trabalho de forma muito positiva, destacando a transparência e a colaboração que esse ambiente propicia. Por outro lado, eu não posso deixar de reconhecer que a gente também passa por alguns percalços e desafios. O ambiente aberto e o incentivo constante à colaboração energizam as pessoas a tomarem iniciativas, a serem criativas e ousadas. Isso é legal, mas sempre tem alguma coisa rolando no fio da navalha. Isso faz parte do risco do modelo.

Eis aqui um caso exemplar desse tal “fio da navalha”.

No final do ano passado passamos por uma saia justa. Um dia, recebi um telefonema de um integrante do time de comunicação dizendo que um filme de uma reunião interna de vendas, confidencial, havia sido publicado no YouTube. Fiquei gelado. Parei tudo e saí correndo para entender o que estava acontecendo, até porque eu sabia que em pouco tempo teria que encarar todo o time executivo da empresa para explicar o caso.

Levei quase uma hora para entender a situação. Minha maior preocupação era saber se algum funcionário havia filmado uma reunião interna (com celular ou algo parecido) e publicado no YouTube. Isso seria muito grave e mereceria ações rigorosas.

O super-resumo do caso é: um funcionário copiou um conteúdo confidencial publicado em nossa intranet (um filme de poucos minutos e um texto) e publicou no YouTube. Analisei os detalhes e minha percepção é que o funcionário não agiu de má fé, apesar de ter cometido um erro grave.

O filme e o texto publicado no YouTube eram de uma reunião de vendas onde foram apresentadas e discutidas as deficiências e fraquezas de um concorrente. Esse material havia sido publicado em nossa intranet como uma espécie de “Sales Kit” para nossa Força de Vendas. O conteúdo inserido no YouTube foi apenas uma parte do material completo disponível na intranet e não apresentava nenhum dado a respeito da IBM, somente do concorrente.

Minha percepção é que o funcionário fez isso com a motivação de “bater” no concorrente. Poderia até ser um vendedor da IBM, super-motivado, pensando: “Vamos lá arrasar esse concorrente”. O grande erro dele é que ele não poderia capturar uma informação classificada como confidencial e publicar externamente.

Obviamente que eu recebi pedidos de todos os lados para identificar quem era o tal funcionário que fez isso e orientá-lo a respeito do caso. O problema é que foi impossível identificar a pessoa. Ele publicou o conteúdo no YouTube com nome fictício, sem deixar rastros.

Nem todos sabem, mas para retirar o conteúdo publicado no YouTube só existem duas maneiras: o próprio autor remove o conteúdo ou alguém entra no YouTube pedindo a remoção do conteúdo alegando tratar-se de conteúdo impróprio. Seguimos a segunda alternativa alegando que o filme era confidencial corporativo. O processo é feito no próprio site do YouTube, de forma simples e prática. No nosso caso, o material foi retirado do YouTube no mesmo dia.

Nós não conseguimos identificar o funcionário. Isso foi muito ruim pois seria importante instruí-lo a respeito do erro que ele cometeu. É claro que rolou algum stress interno, mesmo considerando o fato de sermos bastante abertos a esse tipo de situação. Teve gente querendo a “cabeça” do funcionário, colocá-lo no paredão, enquanto outros qualificavam a ação do funcionário como uma motivação exagerada contra a concorrência. O fato é que o funcionário errou.

Contei todo esse caso para ilustrar que tais ambientes virtuais colaborativos trazem benefícios, geram inovação, mas também riscos, onde o tratamento e as conseqüências vão depender diretamente da maturidade da empresa. Já contei outra história interessante num post passado, “Te conheço, Washington?”, que também exemplifica isso.

Eu não tenho dúvidas de afirmar que os benefícios gerados são muito maiores que os problemas enfrentados. O fato é que aprender a lidar com os “Washingtons da vida” faz parte do ambiente colaborativo moderno em que vivemos. É um caminho sem volta. Cabe a cada um nós saber lidar e aprender com essas experiências. Por falar nisso, mando um abraço pro Washington e aviso que já tenho seu novo número de celular.